Découvrez l’outil de gestion indispensable pour votre entreprise

By 7 mai 2018 décembre 4th, 2018 Numérique
outil de gestion

Pour gérer vos tâches au quotidien, vous avez l’embarras du choix dans les outils de gestion ! Avant toute chose, il faut choisir entre la traditionnelle liste en papier et la liste numérique. Bien entendu, la seconde option facilite nettement la performance et la productivité. A ce niveau technologique, plusieurs outils sont accessibles comme Asana, hitask

Sur ce billet, je vais vous présenter le couteau suisse de l’organisation ! Ergonomique, intuitif, responsive, Trello permet de gérer ses tâches sans perdre de temps. Je vais répondre à vos questions principales :

  1. Quel est cet outil de gestion ?
  2. Comment s’utilise cet outil de gestion ?
  3. Pourquoi je me suis équipée d’un outil de gestion comme Trello ?

Michaël Pryor le co-fondateur de Trello précise que les objectifs de cet outil de gestion sont de «mettre fin au post-it et d’abattre tous les obstacles qui vous empêchent d’accomplir une tâche »

Oubliez les nombreux et longs échanges par mail, les interminables tableurs ou les gestions compliquées. Sous ses apparences simplistes, Trello cache des fonctions avancées super puissantes auxquelles nous ne pouvons pas résister !

Mais avant de tout vous expliquer et avant d’oublier, je vous recommande de récupérer vos guides gratuits, notamment sur les méthodes d’organisation pour vous aider à optimiser votre temps et à gagner en sérénité

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1 – Quel est cet outil de gestion ?

Selon Wikipédia «Trello est un outil de gestion de projet en ligne. Il est sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Les cartes sont assignables à des utilisateurs  et sont mobiles d’une planche à l’autre, traduisant leur avancement »

Plus concrètement, cette application se présente sous la forme d’un tableau virtuel où l’on peut épingler différentes listes (des idées, des projets en cours, des choses accomplies…).

Un expert définit Trello ainsi «Il se présente en quelque sorte comme un tableau couvert de post-it que l’on déplace au jour le jour. Ce qui permet de connaître l’état d’avancement d’un projet d’un seul coup d’œil. »

outil de gestion

Trello est né en 2011 au sein d’une entreprise américaine «Fog Creek» et il est inspiré de la méthode japonaise «Kanban». Vous savez c’est ce bon vieux tableau mural sur lequel on déplace des fiches cartonnées (les kanbans) d’une colonne à l’autre. Et bien, il a trouvé son successeur numérique 😉

Bien pensée et épurée, cette application de gestion de projet devrait faire le bonheur de beaucoup d’entre vous !

2 – Comment s’utilise cet outil de gestion ?

Trello est dessiné pour répartir des listes de tâches sous forme de colonnes. Vous choisissez vous-mêmes les intitulés des colonnes, en accord avec votre organisation. Ces colonnes de tâches appartiennent à un tableau de bord, nommé «board».

outil de gestionQuand la structure des colonnes est établie, il suffit d’ouvrir une carte dans vos listes et vous allez être bluffé par ces options :

  • Membre : inviter une ou plusieurs personnes qui devront accomplir la tâche
  • Etiquettes : mettre plusieurs couleurs d’étiquettes pour gérer les priorités
  • Checklist : joindre une liste de cases à cocher à n’importe quelle carte
  • Echéance : indiquer une date limite d’exécution de la tâche
  • Pièce jointe : télécharger des fichiers, des images ou un lien depuis votre ordinateur, google drive, dropbox…
  • Description : détailler la tâche à effectuer
  • Commentaire : échanger entre les membres sur l’avancement de la tâche

En plus de ces fonctions, vous êtes prévenu visuellement lorsqu’un nouveau commentaire vous attend sur un de vos tableaux couplé par un mail automatique sur votre adresse électronique. Vous pouvez déplacer une carte et une liste d’un tableau à l’autre. Vous archivez les cartes terminées, elles ne sont plus visibles sur le tableau mais vous pouvez les retrouver à tout moment. Tout se synchronise en temps réel. Un outil de gestion magique 😉

Trello est un service en ligne gratuit accessible sur ordinateur, tablette et mobile (sur IOS et Android). Sa version non payante est bien souvent suffisante puisqu’elle permet de créer autant de tableaux de bords que l’on souhaite avec un nombre de membre illimité.

Il peut aussi s’intégrer à Dropbox, Evernote, Hangouts, Mailchimp, salesforce ou slack, sauf que pour bénéficier de ces intégrations, il faut passer par la version payante ! Cela fait partie des fonctionnalités supplémentaires que seuls les abonnés peuvent en bénéficier.

3 – Pourquoi je me suis équipée d’un outil de gestion comme Trello ?

Vous l’avez compris, sa simplicité et sa souplesse fait de Trello un outil de gestion redoutablement efficace. Il s’utilise pour toutes situations. Je l’ai adopté tant sur le plan professionnel avec monassistantededirection.fr que sur le plan personnel.

outil de gestionJe gagne un temps précieux par son étonnante rapidité et sa facilité d’utilisation. En plus, Trello est particulièrement formidable pour collaborer avec d’autres. C’est pourquoi, je l’ai incorporé dans mes 2 packs de services. C’est un moyen simple et puissant qui me permet de maintenir une entière transparence sur mes activités et de proposer un support de suivi en temps réels sur l’avancée des missions.

Pour en avoir le cœur net, je vous invite à prendre connaissance de mes packs de services

Trello fait partie de ces outils de gestion collaboratifs de dernière génération. Par exemple, il peut être un bon support d’aide au management d’équipe ou un bon gestionnaire de planning des tâches.

En résumé, ce logiciel en ligne est une merveille et il va vous rendre de grands services pour organiser votre vie d’entrepreneurs, tellement il est souple, facile et adaptable.

N’oubliez pas de télécharger les guides gratuits qui vous intéressent, ils sont là pour vous aider dans votre vie d’entrepreneur 😉

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J’espère que ce contenu vous a intéressé et a répondu à vos attentes. Réagissez à cet article en me laissant votre commentaire, je serai ravie de vous lire et d’échanger avec vous sur ce sujet. N’hésitez pas, non plus,  à le partager en le diffusant sur les réseaux sociaux, il peut intéresser vos relations 🙂

Vanessa

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