Gestion des priorités : 3 règles pour une meilleure productivité

By 7 mai 2018 novembre 26th, 2018 Organisation
gestion des priorités

Si le métier d’entrepreneur impose d’être polyvalent et travailleur, il se doit aussi d’avoir une bonne gestion des priorités pour plus d’efficacité. Toutefois, il ne doit pas être synonyme de surmenage puisqu’il est facile de se sentir débordé au travail.

Au quotidien, vous devez composer entre le flot continu d’informations, la multitude de sollicitations et des tâches toutes aussi nombreuses que diverses à réaliser. Parfois, il y a même une difficulté réelle à concilier sa vie personnelle et professionnelle puis à réussir à faire une pause.

En théorie, s’organiser paraît une chose évidente sauf qu’en pratique on se rend compte que même l’organisation demande une méthodologie adaptée.

Bien sûr, des rendez-vous sont à honorer et des réunions à organiser. En planifiant minutieusement votre temps vous gagnerez en sérénité et en liberté. S’organiser est avant tout une manière de ne pas perdre la motivation !

C’est pourquoi, je vous expose dans cet article 3 règles fondamentales à savoir :

  • Règle n°1 : La gestion des priorités passe absolument par une planification des tâches
  • Règle n°2 : La gestion des priorités doit s’établir avec méthode
  • Règle n°3 : Pour une meilleure gestion des priorités, vous devez rester concentré sur vos objectifs

Face à cette accumulation de travail, il est essentiel de faire le tri et de se fixer des objectifs pour ne pas perdre la tête et pour être prêt à développer son entreprise.

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Règle n°1 – La gestion des priorités passe absolument par une planification de vos tâches

Gestion des priorites

Organiser vos activités

Commencez par une étape très facile, en listant les rdv de la semaine. Votre agenda en main, vous indiquez tous les événements importants de la semaine. Le planning est un outil de gestion du temps indispensable à tout entrepreneur. Sans planning il sera difficile d’avancer ou d’être efficace.

En fonction des objectifs que vous souhaitez atteindre, vous allez pouvoir dresser ensuite l’ensemble de vos tâches à accomplir en imposant un délai d’exécution. Ceci pour vous permettre d’augmenter votre productivité !

Lorsqu’on est entrepreneur, il est tentant de vouloir réaliser plusieurs choses à la fois. Cette pratique, qu’on appelle le «multitasking» est dangereuse et contre-productive : tout prend plus de temps, les erreurs sont plus fréquentes et on est automatiquement plus stressé. Il vaut mieux répartir les tâches de façon adéquate.

Le travail se compose de plusieurs activités : les activités principales, annexes et secondaires. Avant de vous lancer dans une tâche, il est vivement conseillé de trier ce qui est important de ce qui ne l’est pas. La réussite passe par une vision claire des priorités.

Prendre du temps pour vous

D’ailleurs, il est tout aussi important de maintenir du temps pour la réalisation de ses projets personnels et pour soi. Ces moments de vie que l’on se réserve sont des moments propices à la réflexion. Ainsi, on a une meilleure aptitude à prendre les bonnes décisions et à ne pas courir dans tous les sens.

Règle n°2 – La gestion des priorités doit s’établir avec méthode

Connaissez-vous cette citation ?

«ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important»

Elle émane du 34e président des Etats-Unis M. Dwight D. Eisenhower et a inspiré le développement de la matrice du même nom pour la priorisation des tâches.

La matrice d’Eisenhower est un outil de management, plus précisément de prise de décision, intéressant et puissant. Elle fait partie de la trousse à outils d’un entrepreneur. Elle présente l’avantage de la facilité et de la réflexion sur la priorisation des actions.

gestion des prioritésImage tirée du site internet : https://fr.wikipedia.org/wiki/Matrice_d%27Eisenhower

Elle permet de classer et de prioriser les tâches à exécuter en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance :

Zone orange – Urgent et Important 

Ces tâches correspondent à des crises, des problèmes, des échéances à court terme (panne d’un équipement…). Cette catégorie de tâches n’est pas planifiable et ne laisse aucune marge de manœuvre.

Il existe  de «vrais imprévus » contre lesquels vous ne pouvez rien, c’est un fait. Mais un bon nombre d’entre eux peuvent être considérablement limités. Certains événements se produisent parfois de façon impromptue et perturbent votre organisation, alors qu’ils pouvaient être programmés à l’avance !

En prenant les devants, vous réussirez, dans la mesure du possible, à anticiper ces impondérables. Il suffit de prévoir une marge de sécurité dans votre planning et d’optimiser la gestion des tâches.

Zone verte– Non-urgent et Important

La plus grande partie de votre temps devrait être dédié à ces activités. Sauf que dans la réalité du quotidien, c’est compliqué d’identifier les tâches importantes. Bien souvent, votre focalisation se porte sur les tâches les plus urgentes au détriment des moins urgentes et importantes.

Pour accroître votre efficacité, vous devez faire en sorte que les activités importantes mais non urgentes soit votre priorité ! Cela demande une véritable introspection pour être capable d’identifier «l’important». Dans ces cas-là, une prise de recul est toujours bénéfique.

Zone jaune – Urgent et Non-important

Ce type d’activités génère d’importante perte de temps. Il est souvent caractérisé par des interruptions d’autres personnes (appels téléphoniques, sms, boîtes mails…). Cependant, ces tâches procurent une belle sensation d’utilité.

Provenant de la demande d’une personne extérieure, vous obtenez un feedback de remerciement pour la tâche effectuée. Cette dernière, non importante et urgente, devient gratifiante mais n’apporte rien à vos objectifs.

Pour réduire les activités de cette catégorie, il suffit de s’autodiscipliner par exemple en ne lisant par les mails en temps réel mais plutôt sur des plages horaires dédiées, d’apprendre à dire non aux diverses sollicitations…

D’autre part, vous retrouvez aussi dans cette catégorie, les tâches répétitives ou chronophages. Demandez-vous s’il n’existe pas une solution permettant de les faire pour vous. Pour un entrepreneur, tout gérer seul est impossible. Déléguer, est une bonne façon de se décharger des tâches essentielles mais qui prennent beaucoup de temps.

J’aide les entrepreneurs à se concentrer sur leurs tâches capitales grâce à mes packs de services. Une solution d’externalisation performante et adaptée aux conditions actuelles des dirigeants :

Zone grise – Non-urgent et Non-important

Ces tâches sont catégorisées comme inutiles et divertissantes. Certaines peuvent même être définitivement abandonnées.

Il est primordial de passer le moins de temps possible sur cette catégorie en contrôlant régulièrement la part prise de celle-ci. Par conséquent, réduire ce type d’activité (s’attarder sur un site internet alors que vous avez l’information recherchée…), vous permettra d’optimiser votre emploi du temps.

Règle n°3 – Pour une gestion des priorités efficace, vous devez rester concentré sur vos objectifs

Gestion des prioritesStopper les invitations externes

Aujourd’hui, le problème de l’entrepreneur est les sollicitations constantes qu’il reçoit et qui rendent de plus en plus compliqué la concentration sur une longue durée. Il peut vite s’embarquer dans une nouvelle tâche qui n’est pas prévue sur le planning ! Ces objectifs de départ ne sont plus qu’un lointain souvenir !

Une bonne gestion de son temps passe par rester focalisé sur ses objectifs et ne pas se laisser distraire par toutes les notifications sonores et visuelles de nos divers écrans.

En cas de retards plus ou moins importants, le bilan de fin de semaine et la planification de la semaine suivante restent des étapes essentielles. Ainsi, le bilan hebdomadaire est alors idéal pour rectifier le tir et retrouver toute sa concentration et sa motivation pour la semaine à venir.

L’efficacité de la matrice d’Eisenhower dépend beaucoup de la rigueur avec laquelle vous l’exploitez et des mesures que vous prenez à son utilisation. Il est essentiel d’avoir une maîtrise parfaite du système de planification professionnelle et personnelle.

Donc, je vous le rappelle que sans des moments de pause et centré sur soi, la gestion de vos priorités sera un échec. D’ailleurs, ce sont des habitudes qui sont citées dans l’article « Halte au burn out des entrepreneurs : adoptez les 5 bons réflexes » que je vous invite vivement à lire 😉

Vous constaterez vite que faire vivre cette méthode au quotidien, vous apportera une réelle progression.

Utiliser des applications pour vous aider

Sur internet, vous pouvez trouver une multitude d’outils en ligne ou à installer sur son PC, Mac, tablette, smartphone comme :

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Vanessa

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