Emploi du temps surchargé : comment mieux maitriser votre temps ?

By 15 mars 2019 Organisation
emploi du temps surchargé

Quand vous regardez votre emploi du temps surchargé, vous êtes complètement démoralisé et démotivé à l’idée d’attaquer ces jours à venir. Évidemment, vous réalisez bien que vous n’allez pas pouvoir tout faire !

C’est vrai, vous faîtes déjà des journées à rallonge, vous avez beaucoup de difficultés à concilier votre vie professionnelle et votre vie privée, vous vous sentez dans l’urgence en permanence !

Alors, comment pouvez-vous alléger votre emploi du temps de toutes ces activités ? Par quels moyens pouvez-vous mieux maîtriser votre temps si précieux ?

Pour réussir à mieux gérer votre emploi du temps, je vous donne quelques conseils qui sont nécessaires d’appliquer pour vous sentir moins débordé :

  • Repenser votre planning actuel,
  • Optimiser au maximum votre organisation,
  • Prendre les meilleures décisions pour vous et votre entreprise.

Mais avant de tout vous expliquer et avant d’oublier ;-), je vous invite à télécharger votre guide gratuit pour vous faire gagner du temps avec les bonnes méthodes pour s’organiser. C’est ici !

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Prenez la décision de repenser votre planning pour ne plus gérer un emploi du temps surchargé !

Alors dit comme ça, cela peut paraître évident alors qu’en réalité cette action est négligée. Bien souvent, votre planning n’est pas mis à plat en totalité. Donc, comment pouvez-vous repartir de zéro et sortir un emploi du temps épuré et harmonisé à votre vie ?

emploi du temps surchargé

Commencez par bien analyser votre emploi du temps

Pour cela, vous observez, avec un autre regard, votre planning actuel. Vous vous obligez à relever les points de dysfonctionnement et de perte de temps. Par exemple, vous allez peut-être constater que :

  • vous remettez à plus tard une activité depuis plusieurs semaines et qu’aujourd’hui elle devient urgente,
  • vous avez des plages horaires vides alors que vous vous sentez totalement débordé,
  • à contrario, vous n’avez plus aucun créneau de libre pour les imprévus ou les moments de détente pour vous.

Pour allez plus loin dans l’analyse, vous recensez, ensuite, toutes vos activités et préciser le temps consacré à chacune d’entre elles. C’est une belle étape de brainstorming.

Continuez en alignant la répartition de votre temps à vos envies et objectifs.

C’est ce qui s’appelle « vos priorités » et vous vous focalisez dessus pour éviter une répartition de votre temps inadéquat avec celles-ci. Vous pouvez vous y aider en lisant l’article sur la Gestion des Priorités : 3 règles pour une meilleure productivité.

En faisant cette étape de priorisation, vous allez mieux comprendre les raisons pour lesquelles votre emploi du temps était surbooké d’activités. Vous repérez rapidement et facilement :

  • vos voleurs de temps qui se sont invités sur votre emploi du temps sans vous en rendre compte,
  • vos activités à faible valeur ajoutée sur lesquelles vous passez trop de temps,
  • vos nombreuses urgences qui peuvent être réduites si vous anticipez ou déléguez certaines actions.

Ainsi, vous allez pouvoir mieux répartir votre temps en fonction de ce que vous souhaitez réaliser !

Attention, forcez-vous à vous fixer des limites pour ne pas retourner dans les travers de la surcharge de votre emploi du temps.

Sinon, tout le travail de restructuration de votre planning et de la bonne répartition de votre temps sera malheureusement perdu et surtout inutile, si vous n’arrivez pas à fixer vos limites. Par conséquent, vous retournerez dans vos journées qui n’en finissent plus, vous oublierez vos week-end de pause pour vous remettre au travail, vous n’aurez peu ou plus de temps pour votre vie privée… Une situation que vous ne souhaitez pas reproduire, j’en suis convaincue !

Concrètement, que devez-vous mettre en place pour écouter vos limites ? Tout d’abord, vous devez accepter que vous avez dépasser le seuil de tolérance vis à vis de votre temps professionnel. Quand c’est bien intégré dans votre esprit, vous êtes, ensuite, en mesure de prendre les choses en main en :

  • vous imposant des horaires professionnels raisonnables,
  • vous interdisant de travailler tout le week-end,
  • refusant de répondre à des sollicitations chronophages,
  • arrêtant d’être multitâche dans votre quotidien professionnel.

Des actions percutantes pour stopper cet excès de travail et reprendre le dessus sur votre temps !

Et pourquoi pas supprimer votre emploi du temps surchargé en optimisant votre organisation.

De toute façon, pour bien gérer votre emploi du temps, vous devez avoir un minimum d’organisation. Ce qu’il faut ajouter, ce sont quelques astuces simples mais puissantes à transformer en habitude. Rien de bien méchant, en fait, il suffit de bien les assimiler pour la bonne tenue de votre emploi du temps 😉

emploi du temps surchargéEssayez d’alterner vos tâches en cours de journée !

Pour une meilleure productivité, il est conseillé de changer d’activité sur une journée. L’idéal est de planifier 3 tâches importantes chaque jour. Grâce à cette rotation sur ces différentes tâches, votre concentration est optimale et vous agissez positivement sur vos performances.

Vous vous apercevrez que votre efficacité est beaucoup plus élevée et stimulante. Mais aussi, que cette habitude vous incite à ne pas surcharger votre journée inutilement.

Pensez à intégrer des pauses et des plages vides dans votre emploi du temps

Quand on aperçoit un trou dans notre planning, on s’empresse de le remplir par des activités non urgentes et peu importantes. Quelque chose qui traîne depuis x jours, et hop, on le cale dans ce créneau libre pour se donner bonne conscience ! En réalité, cette tâche de dernière minute sera reportée, la majeure partie du temps, car elle ne fait pas partie de notre priorité !

Moralité de l’histoire, il vaut mieux laisser votre plage horaire vide et vous concentrer sur vos 3 tâches importantes de la journée. Vous comblerez ce trou soit parce qu’un imprévu a surgit de nulle part, soit pour consacrer du temps pour vous ou vos proches !

En plus, si vous maintenez des zones libres dans votre emploi du temps, vous ressentirez la pression quotidienne se baisser, une efficacité professionnelle beaucoup plus satisfaisante et  vous attaquerez votre journée avec un état d’esprit conquérant !

Abusez d’anticipation en prenant de l’avance sur votre planning

Quand on parle d’organisation, on associe systématiquement l’action d’anticipation. Évidemment, l’un ne va pas sans l’autre ! Alors, comment prendre de l’avance sur votre emploi du temps et qui plus est surchargé ? Déjà, il faut savoir que l’anticipation aide à ne pas travailler constamment dans l’urgence ! Elle évite, ainsi, les moments de « rush » qui sont incontestablement stressants et anti-productifs.

Donc, pour bien intégrer l’anticipation dans vos habitudes, vous vous dîtes que toute tâche qui peut être anticipée, vous l’anticipez. Comme dans le précédent paragraphe, vous avez laissé des plages vides dans votre emploi du temps, vous pouvez en utiliser quelques unes pour prendre de l’avance sur des activités anticipables !

À coup sûr, vous ressentirez une fierté d’accomplissement dans votre emploi du temps et une légèreté significative sur votre charge mentale !

Agissez en prenant les meilleures décisions pour votre emploi du temps surchargé

Malgré tous les bons conseils précédents et votre emploi du temps allégé, vous ressentez encore et toujours cette désagréable sensation d’être débordé ! Il y a donc des détracteurs dans votre planning ! Quelles sont les batailles à mener pour mieux profiter de votre temps ?

emploi du temps surchargé

Dites non aux voleurs de temps

D’abord, connaissez-vous vos voleurs de temps ? Quelles sont les causes de votre temps de perdu ? Elles peuvent se décliner sous différentes formes et détraquer totalement votre emploi du temps bien ficelé. On peut retrouver les appels téléphoniques longuets, les réunions interminables, les interruptions fréquentes… Pour palier à ces mangeurs de temps, vous devez impérativement restez focalisé sur votre objectif à atteindre.

Si vous êtes sur une tâche importante, vous vous isolez avec elle en vous coupant de toute distraction extérieure (téléphone, internet…). Si vous êtes en réunion, vous allez droit au but, vous rentrez tout de suite dans l’ordre du jour et vous définissez à l’avance l’heure de fin. Pour chaque voleur de temps, vous mettez en place une action pour le contrer et vous le maintenez en dehors de votre emploi du temps !

Diminuez votre temps de procrastination

Comment se traduit votre procrastination ? Vous passez du temps sur internet et les réseaux sociaux, vous atterrissez sur votre boîte mail à chaque notification… et pendant ce temps votre activité importante n’avance pas comme vous le souhaitez et vous nourrissez une frustration pesante ! Voire un stress important à l’approche d’une date butoir, le cas échéant.

Pour remédier à ces conséquences émotionnelles et organisationnelles, vous limitez tout ce temps à procrastiner en changeant vos habitudes de travail. Réservez des créneaux pour consulter votre boîte de messagerie et vos réseaux sociaux et désactivez toutes les alertes de notification. Ainsi, vous restez bien concentré sur vos activités prévues sur votre emploi du temps.

Sauvez votre temps en déléguant

Généralement, cette décision est la dernière que les chefs d’entreprises prennent pour les aider à gagner du temps. Alors qu’elle devrait être la première car c’est la plus compétitive dans les principaux domaines : financiers, organisationnels, santé…

Cela s’explique par les craintes qu’éprouvent les dirigeants à collaborer avec un professionnel extérieur (peur de perdre le contrôle, de partager des données confidentielles…). C’est peut-être votre cas ? Mais sachez que déléguer certaines de vos tâches c’est votre meilleur allié pour le développement de votre société et pour la préservation de votre vie privée.

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Vous voyez qu’il existe plusieurs solutions pour ne plus subir votre emploi du temps surchargé. Il y a toute une méthodologie interne/personnelle en transformant vos habitudes de travail. Et une méthodologie externe en diminuant les diverses sollicitations et en vous entourant de professionnel compétent pour vous faire avancer dans votre projet entrepreneurial.

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J’espère que ce contenu vous a intéressé et a répondu à vos attentes. Réagissez à cet article en me laissant votre commentaire, je serai ravie de vous lire et d’échanger avec vous sur ce sujet. N’hésitez pas, non plus,  à le partager en le diffusant sur les réseaux sociaux, il peut intéresser vos relations 😉

Vanessa

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